Organisation professionnelle et gestion de temps

Séquence 1 : LE DIAGNOSTIC DE SON RAPPORT AU TEMPS ET DES FACTEURS D'EFFICACITE ET D'INEFFICACITE DANS SES PRATIQUES

La notion de temps :

• Définition, dimension et conception partagée

• Etude des représentations partagées autour de la notion de temps

• Autodiagnostic

L'analyse de ses fonctions et des objectifs :

• Les missions et responsabilité des participants

• Les activités (principales et accessoires) et les relations

• Les tâches (nature et répartition) et les procédures

• L'analyse et l'organisation de son temps en fonction des activités

Les facteurs d'efficacité et d'inefficacité dans l'organisation de son travail :

• Analyser son emploi et son style d'organisation

• Déterminer les points forts et les points à améliorer

• Utiliser ses forces positives

Séquence 2 : L'ORGANISATION EFFICACE ET LA PLANIFICATION DU TRAVAIL

Les lois de gestion du temps :

• La présentation et l'appropriation des sept lois du temps

• La distinction entre importance et urgence comme levier de hiérarchisation (matrice d'Eisenhower)

• L'imprévu : anticipation et planification des tâches imprévues

Les règles d'organisation :

• L'organisation des tâches au niveau de la journée, de la semaine et du mois : étude des rythmes

• Le repérage des cycles de travail personnel

• Les principes de l'aménagement de l'espace de travail personnel

La planification et l'ordonnancement de ses activités :

• Définir des buts et des priorités à court et moyen terme

• Repérer le temps nécessaire aux tâches

• Fixer des objectifs opérationnels

• Définir les tâches de façon rationnelle

• L'organisation des actions à mettre en place

La programmation de son emploi du temps

Jour 2 :

Séquence 3 : L'UTILISATION DES TECHNIQUES DE GESTION DU TEMPS ET D'ORGANISATION DU TRAVAIL

L'identification des activités chronophages :

• Les aspects techniques : outils non adaptés, réunions, interruption mauvaise estimation du temps.

Les aspects comportementaux : reports, habitudes de fuites, difficulté à dire non, mauvais

état émotionnel et physique.

L'utilisation des outils de gestion du temps :

• L'organisation et la planification de son travail et de celui de son équipe.

• Les différents moyens de communication et leur utilisation selon les situations : téléphone, courrier, entretien individuel.

• Les agendas, les échéanciers, les cahiers de suivi ou tableaux de bord,

Le temps au quotidien : boite à idées des petits moyens qui permettent de gagner du temps

Les principes d'une gestion efficace de sa boite

mail :

• La vue d'ensemble : lecture globale de l'ensemble des mails de sa boite

• La règle des deux minutes : identifier tous les mails auxquels on peut répondre en deux minutes

• La catégorisation des mails

• Les outils pour marquer les priorités, classer et assurer le suivi des mails

• Le classement et l'archivage des mails

Séquence 4 : L'ASSERTIVITE POUR S'AFFIRMER DE FAÇON PROFESSIONNELLE

• L'identification des perte de temps liées à la dimension relationnelle

• La gestion des interruptions

• La gestion des urgences

• La gestion des personnes bavardes

• L'impact des nouvelles modalités de communication

Le développement de l'attitude d'assertivité pour préserver sa relation au

temps et aux autres :

• S'autoriser à dire et à agir en définissant ses droits et en respectant ceux des autres

• Exprimer ses sentiments avec authenticité

• Se protéger des sources de stress liées à une surcharge de travail

• Respecter les priorités qui ont été définies pour son poste et tenir les objectifs

• Être efficace dans ses relations à distance

L'application de l'attitude d'assertivité pour :

• Maitriser les interruptions : s'ouvrir et s'enfermer

• Savoir dire non

• Formuler une demande et gérer une critiques

• Maitriser le temps des entretiens, des échanges …

• Vérification des acquis et plan d'action individuel